Hoe een dubbele boeking ontstaat
Een dubbele boeking is zelden een technische storing. Meestal is het een gat in de tijd: gast A boekt op Booking.com, jij ziet de bevestiging pas 's avonds, en om vier uur 's middags heeft gast B dezelfde week op Airbnb geboekt. Of je hebt een boeking van familie in je hoofd, maar niet in de kalender van het platform. In beide gevallen was de informatie er wel, alleen niet op de plek waar de volgende gast keek.
De oplossing is dus niet "beter opletten", maar zorgen dat elke kalender automatisch weet wat de andere weet. Hieronder zeven manieren om dat te bereiken, in volgorde van belang.
Zeven tips tegen dubbele boekingen
1. Kies één kalender als waarheid
Alles begint met één plek waar alle boekingen staan: van elk platform, van bekenden, en je eigen gebruik. Dat kan een gratis kalender als Kalenza zijn, of een betaald systeem. Wat het niet kan zijn: je hoofd, een papieren agenda of een Excel-bestand dat niet met de platforms praat. Lees waarom bij boekingen bijhouden zonder Excel.
2. Koppel elk platform in twee richtingen
Een koppeling van Airbnb naar je kalender is het halve werk. Pas als je kalender ook terug exporteert naar Airbnb, ziet Airbnb welke dagen elders bezet zijn. Doe dat voor elk platform: Airbnb, Booking.com, Vrbo, Natuurhuisje. Het principe staat uitgelegd bij meerdere platforms koppelen.
3. Zet eigen boekingen er direct in
Een boeking van een bekende die je pas 's avonds invoert, is zes uur lang onzichtbaar voor de platforms. Voer hem in terwijl je de gast nog aan de lijn hebt. Op je telefoon duurt dat een halve minuut.
4. Reken met de synchronisatievertraging
iCal is niet live. Platforms halen kalenders een paar keer per dag op; van boeking op het ene platform tot blokkade op het andere kan een paar uur zitten. In die uren kan een tweede gast boeken. Weet dat, en bouw de volgende twee tips erop.
5. Gebruik een bufferdag of minimumverblijf in drukke periodes
Een voorbereidingsdag tussen boekingen (Airbnb en Booking.com bieden die optie) maakt de kans kleiner dat twee boekingen precies aansluiten in de vertraging. Een minimumverblijf van drie nachten in het hoogseizoen doet hetzelfde: minder wisselingen, minder kansen op overlap.
6. Zet boeken op aanvraag aan waar dat kan
Bij Vrbo en Natuurhuisje kun je kiezen voor boeken op aanvraag. Je krijgt dan een moment om je kalender te controleren voordat je bevestigt. Bij Booking.com kan dat niet, en bij Airbnb kost het je zichtbaarheid. Weeg het af per platform.
7. Test je koppelingen elke maand
Koppelingen gaan stil kapot: een link die verlopen is, een platform dat zijn instellingen heeft aangepast. Zet elke maand een testblokkade ver in de toekomst in je kalender en controleer na een paar uur of alle platforms hem tonen. Verwijder hem daarna.
Toch een dubbele boeking? Doe dit
1Bepaal welke boeking het eerst bevestigd is. Die gast blijft.
2Bel de andere gast persoonlijk, liefst binnen het uur. Een mail voelt als afschuiven.
3Bied een alternatief: een andere week met korting, of help zoeken naar een vergelijkbare accommodatie in de buurt.
4Annuleer via het platform en geef als reden aan dat het om een kalenderfout gaat. Sommige platforms rekenen kosten of laten het meetellen in je score; dat is de prijs.
5Zoek het gat in je kalender en dicht het. Meestal ontbreekt een koppeling in één richting.
Wanneer iCal niet meer genoeg is
Met één accommodatie en een paar platforms is iCal, goed opgezet, ruim voldoende. Het houdt op bij meerdere units, bij prijzen die op alle platforms gelijk moeten lopen, en bij gasten die direct op je eigen website willen boeken en betalen. Dan wil je een channel manager die binnen minuten synchroniseert en ook prijzen meeneemt. Voor Kalenza-gebruikers is dat Bookedin; je kalender gaat gewoon mee.
Veelgestelde vragen
Voorkomt iCal alle dubbele boekingen?
Nee. iCal voorkomt de dubbele boekingen die door vergeten overtypen ontstaan, veruit de meeste. Boekingen die binnen hetzelfde uur op twee platforms binnenkomen, vang je alleen met een channel manager die vrijwel live werkt.
Hoe lang duurt het voordat een boeking op alle platforms dicht staat?
Reken op een tot enkele uren. De vertraging zit bij de platforms, die kalenders op eigen tempo ophalen.
Moet ik de platforms nog handmatig bijwerken als ik een koppeling heb?
Nee, en doe het ook niet. Handmatige blokkades in een platform ziet je centrale kalender niet, waardoor je juist gaten creëert.
Wat is de meest gemaakte fout?
De koppeling maar één kant op zetten: wel importeren in de kalender, niet terug exporteren naar het platform.