Waarom je Booking.com-kalender koppelen
Booking.com bevestigt een boeking op het moment dat de gast op de knop drukt. Staat een week bij jou al vol via Airbnb of via een gast die rechtstreeks boekte, dan heb je binnen een minuut een dubbele boeking en een annulering die je zelf moet regelen. De koppeling zorgt dat Booking.com die week dicht ziet.
Booking.com noemt de functie kalendersynchronisatie. Het is gewone iCal: je kopieert een exportlink uit het extranet naar Kalenza en plakt de link van Kalenza terug in het extranet. Wat er wel en niet wordt uitgewisseld, lees je bij wat iCal precies is.
Booking.com koppelen in 5 stappen
Maak een gratis Kalenza-account en voeg je accommodatie toe
Alleen je e-mailadres is nodig. Zet boekingen die je al hebt er meteen in, dan is je kalender vanaf dag één compleet.
Log in op het extranet en open Tarieven en beschikbaarheid
Ga naar admin.booking.com. Kies in het menu Tarieven en beschikbaarheid en daarna Kalenders synchroniseren. Op die pagina staan zowel de export- als de importoptie.
Exporteer de Booking.com-kalender naar Kalenza
Kies Kalender exporteren. Booking.com toont een link die eindigt op .ics. Kopieer die en plak hem in Kalenza bij Agenda toevoegen, met de naam Booking.com.
Importeer jouw Kalenza-link in Booking.com
Kopieer in Kalenza onder Koppelingen jouw eigen iCal-link. Kies in het extranet Kalender importeren, plak de link, geef hem de naam Kalenza en bevestig. Booking.com sluit vanaf nu de dagen die elders bezet zijn.
Test met een blokkade
Zet in Kalenza een blokkade op een datum ver weg en controleer na een paar uur of die datum in het extranet gesloten is. Verwijder de blokkade daarna.
Hoe vaak synchroniseert Booking.com
Booking.com haalt gekoppelde kalenders een aantal keer per dag op; reken op een vertraging van een tot enkele uren voordat een blokkade uit Kalenza zichtbaar is. Kalenza controleert de exportlink van Booking.com meerdere keren per uur, maar ook hier geldt: Booking.com bepaalt wanneer een nieuwe boeking in de link staat.
Omdat Booking.com altijd direct boekt, is de vertraging hier het gevoeligst. Houd voor drukke weken een extra dag marge aan of zet een minimumverblijf in. Meer tips staan bij iCal loopt achter.
Bekende valkuilen en foutmeldingen
Kalenders synchroniseren staat niet in het menu. Booking.com biedt de optie niet voor elk accommodatietype aan. Controleer je kamertypen: één eenheid per type is het uitgangspunt.
Booking.com vraagt om een naam bij het importeren. Vul een herkenbare naam in, bijvoorbeeld Kalenza. Zonder naam wordt de import niet opgeslagen.
Prijzen en restricties veranderen niet mee. iCal wisselt alleen beschikbaarheid uit. Prijzen, minimumverblijf en aankomstdagen beheer je in het extranet.
Een boeking op aanvraag bestaat niet bij Booking.com. Elke boeking is direct definitief. Daarom is de buffer van een dag rond drukke periodes geen overbodige luxe.
Geblokkeerde dagen tellen mee in je bezetting. Booking.com ziet een blokkade uit Kalenza als gesloten dag; in je rapportages in het extranet zie je dus minder beschikbare nachten.
Je hebt meerdere accommodaties op één account. Elke accommodatie heeft een eigen export- en importlink. Kalenza is gratis voor één accommodatie.
Wat je daarna nog regelt
Koppel ook Airbnb en Vrbo. Met drie platforms is Kalenza de spil; hoe je dat opzet staat bij meerdere platforms koppelen.
Zet eigen boekingen en blokkades in Kalenza. Ze gaan vanzelf naar Booking.com en de rest.
Toon je beschikbaarheid op je eigen website met de kalender-widget. Gasten die direct bij je boeken, kosten geen commissie.
Veelgestelde vragen
Is kalendersynchronisatie bij Booking.com gratis?
Ja. Booking.com rekent er niets extra voor; je betaalt alleen de gewone commissie op boekingen. Kalenza is gratis.
Kan ik iCal gebruiken als ik meerdere kamers heb?
Booking.com biedt iCal aan voor accommodaties met één eenheid per kamertype. Heb je bijvoorbeeld drie identieke kamers, dan werkt iCal niet goed en heb je een channel manager nodig, zoals Bookedin.
Krijg ik de gastgegevens in Kalenza?
Nee. Via iCal komen alleen de data mee. Naam, telefoonnummer en betaling blijven in het extranet en in je bevestigingsmail van Booking.com.
Wat is het verschil met een channel manager?
Een channel manager synchroniseert naast beschikbaarheid ook prijzen en restricties, meestal binnen minuten, en is betaald. iCal wisselt alleen data uit, met een vertraging van uren, en is gratis. Voor één accommodatie is iCal meestal genoeg.
Wat als Booking.com een boeking accepteert voor een dag die in Kalenza al bezet was?
Dat kan gebeuren in het uur voordat de synchronisatie is bijgewerkt. Neem dan direct contact op met de gast en met Booking.com; annuleren door de accommodatie kan gevolgen hebben voor je score, dus doe het snel en netjes.